Adobe Acrobat už dlho dominuje vo svete úpravy dokumentov PDF. Tento softvér je sofistikovaný, ale príliš drahý (takmer 300 € ročne). V súčasnosti však existujú lacnejšie riešenia s podobnou funkčnosťou. Program PDF-XChange Editor od spoločnosti Tracker Software Products je jedným z nich. Kúpna cena je jednorazový poplatok za trvalú licenciu.
Čo je PDF-XChange
PDF-XChange je názov britskej spoločnosti, ktorá je výhradným vlastníkom Tracker Software Products (PDF-XChange Co Ltd.) a na trhu pôsobí už takmer 30 rokov. Za tú dobu sa stala globálnym lídrom v oblasti PDF softvéru. Spoločnosť na svojej webovej stránke uvádza, že vám poskytne všetko, čo potrebujete na vytváranie, úpravu, vylepšovanie a konverziu dokumentov, a to všetko v súlade s medzinárodnou normou ISO pre PDF súbory.
PDF-XChange je tiež názov softvérového portfólia zameraného na prácu s PDF súbormi, ktoré nie je drahé. Obsahuje kompletnú sadu nástrojov, od základného editora až po pokročilú technológiu OCR a nástroje na hromadné spracovanie dokumentov.
Hlavnou filozofiou spoločnosti je poskytovať najlepší pomer ceny a výkonu v odvetví PDF. Ich produkty preto patria medzi najdostupnejšie, ale ponúkajú funkčnosť porovnateľnú s oveľa drahšími konkurentmi. Softvér je lokalizovaný do viac ako 30 jazykov, vrátane slovenčiny a češtiny.
Ale ako tento lacnejší konkurent skutočne funguje?
Po niekoľkých týždňoch práce s PDF-XChange Editorom môžeme s istotou povedať, že je to veľmi dobrá voľba pre väčšinu používateľov, ktorí hľadajú funkčný a ľahko použiteľný nástroj pre svoju prácu, ktorý od nich nevyžaduje neustále platiť vysoké sumy peňazí. Možno nie je dizajnovým skvostom ako produkty Adobe a chýbajú mu niektoré menšie funkcie, ale hlavnú úlohu plní spoľahlivo a prekvapivo ľahko.
Pozrime sa bližšie na možnosti a štýl práce s PDF-XChange. Nižšie sa dozviete všetko, čo nás viedlo k záveru, ktorý ste práve prečítali.
Prehľad verzií: od skúšobnej verzie po kompletný profesionálny balík
PDF-XChange je k dispozícii v niekoľkých variantoch balíkov. Prečo? Aby si každý typ používateľa mohol zakúpiť funkčné oblasti, ktoré bude používať. A nemusí platiť za komplexné riešenie, ak potrebuje pracovať s PDF iba na základnej úrovni a s najbežnejšími funkciami. Stručne povedané: všetko je šité na mieru.
Licencia sa zakúpi pre jedného používateľa (možno nainštalovať na 2 zariadenia). Program vyžaduje operačný systém Windows.
PDF-XChange Editor Free (bezplatný)
Základná bezplatná verzia ponúka prekvapivo bohatú funkcionalitu – komentáre, základné úpravy, konverziu do PDF/A a dokonca aj elektronické podpisy. Slúži aj ako skúšobná verzia platených verzií.
PDF-XChange Editor (základná platená verzia)
Kompletný editor s priamou úpravou textu, zlučovaním dokumentov, zabezpečením a digitálnymi podpismi. Dostatočné riešenie pre väčšinu používateľov.
PDF-XChange Editor Plus + EOCR
Rozširuje základnú verziu o pokročilú technológiu ABBYY FineReader OCR na rozpoznávanie textu v naskenovaných dokumentoch a nástroje na vytváranie interaktívnych formulárov.
PDF-XChange Standard Printer
Virtuálna tlačiareň na konverziu dokumentov do formátu PDF z akejkoľvek aplikácie Windows. Umožňuje tlač do formátov PDF, PDF/A a PDF/X s pokročilou bezpečnosťou a optimalizáciou. Integruje sa priamo do MS Office a Outlook.
PDF Tools
Špecializovaný nástroj na hromadné spracovanie dokumentov PDF. Obsahuje 81 prednastavených nástrojov na automatizáciu, možnosť vytvárať vlastné pracovné postupy a monitorovanie priečinkov na automatické spracovanie. Ideálny pre organizácie, ktoré spracúvajú veľké objemy dokumentov.
PDF-XChange PRO + EOCR
Kompletný balík obsahujúci všetko vyššie uvedené: editor, pokročilú technológiu ABBYY FineReader OCR, virtuálnu tlačiareň a nástroje na hromadné spracovanie. Je to najkomplexnejšie riešenie pre profesionálne použitie nielen vo väčších spoločnostiach.
Možno sa opýtate: Nebolo by pre nás postačujúce bezplatné online editovanie PDF?
Možno áno. Ale len pre tie najzákladnejšie úlohy, ktoré potrebujete vykonávať najviac niekoľkokrát za mesiac. A potom je tu ešte jedna nevyhnutná podmienka: vaše PDF súbory nesmú obsahovať žiadne citlivé údaje. Pamätajte, že odoslaním dokumentu na online spracovanie stratíte nad ním všetku kontrolu a nemáte tušenie, na čo budú údaje z neho neskôr použité!
Upozornenie! Online nástroje robia chyby!
Otestovali sme, že v porovnaní s bezplatnými online nástrojmi PDF-XChange ponúka nielen oveľa viac funkcií, ale predovšetkým spoľahlivosť. A to nielen v oblasti OCR a pokročilej úpravy, ale aj pri takých základných požiadavkách, ako je konverzia z Word do PDF.
Pri online konverziách sa najčastejšie stretávame s nasledujúcimi problémami:
- Online konverzia často vynecháva slová, niekedy dokonca celé riadky.
- Bezplatné online OCR rozpoznáva len časť textu, často nesprávne.
- Pri editácii nie je možné takmer nič nastaviť presne.
- Pri zlučovaní PDF súborov sa musíte zmieriť s rôznymi formátmi jednotlivých stránok atď.
Hlavné funkcie: Čo dokáže PDF-XChange
PDF-XChange Editor je jeden z tých programov, ktoré na prvý pohľad nevyzerajú ako zázrak, ale keď ho začnete vyskúšať, postupne objavujete nové možnosti. Rozsah funkcií je rozhodne dostatočný aj pre profesionálne použitie: od základnej úpravy textu až po pokročilé OCR a hromadné spracovanie stoviek dokumentov.
PDF-XChange sa snaží byť univerzálnym nástrojom. A darí sa mu to lepšie, ako by sa dalo očakávať od programu v tejto cenovej kategórii a s týmto dizajnom. Celkovo pokrýva prakticky všetky bežné aj pokročilé potreby v oblasti PDF. Pozrime sa na 8 oblastí, v ktorých program vyniká:
Úprava dokumentov PDF
PDF-XChange umožňuje priamu úpravu textu a grafiky v súboroch PDF. Keď je aktivovaný režim úprav, text je rozdelený na textové polia, ktoré je možné meniť podobným spôsobom ako v textovom editore. Nie je to tak elegantné ako v programe Adobe Acrobat, ale je to rozhodne funkčné a používanie tejto funkcie je veľmi ľahké na pochopenie.
Bezpečnosť a digitálne podpisy
PDF-XChange podporuje kvalifikované elektronické podpisy podľa eIDAS, 256-bitové šifrovanie a anonymizáciu citlivých údajov. Pre mnohé spoločnosti je to dôležitá funkcia, ktorá inde chýba alebo stojí extra.
Integrácia s prostredím Microsoft
Standard Printer sa bezproblémovo integruje s MS Office a Outlook. Nielenže dokáže jedným kliknutím konvertovať dokumenty Word, tabuľky Excel, prezentácie, obrázky a iné typy súborov do formátu PDF so zachovaním všetkých záložiek a odkazov, ale dokáže tiež konvertovať celé e-mailové konverzácie vrátane príloh do PDF portfólií. Ide o mimoriadne praktickú funkciu pre kancelárske prostredie.
Proces funguje aj v opačnom smere. Pozrite si ako konvertovať PDF do Word tu.
Zlučovanie a organizovanie dokumentov
Program dokáže zlúčiť prakticky akékoľvek súbory (PDF, DOCX, XLSX, obrázky) do jedného dokumentu PDF. Práca s programom je aj v tomto prípade intuitívna: stačí vybrať súbory v Průzkumníku, kliknúť pravým tlačidlom myši a zvoliť „Zlúčiť v PDF-XChange Editor“. A hotovo. Praktické pokyny a video nájdete tu.
Technológia OCR
Jedna z najsilnejších funkcií programu. OCR vo verzii Plus spoľahlivo rozpoznáva text aj v zložitejších dokumentoch, obrázkoch a dokonca aj logách. Program dokáže spracovať viac ako 100 jazykov. V testoch sme úspešne previedli aj zložité dokumenty s grafikou a rôznymi fontmi. Jeden príklad nájdete tu.
Hromadné spracovanie a automatizácia
PDF Tools ponúka 81 prednastavených nástrojov na automatizáciu a 91 akcií na vytváranie vlastných pracovných postupov. Môžete nastaviť monitorovanie priečinkov, kde program automaticky spracováva všetky nové súbory podľa vašich pravidiel. Môže napríklad hromadne podpisovať, konvertovať do PDF/A alebo zlučovať dokumenty. Pre spoločnosti, ktoré každý deň spracúvajú stovky dokumentov, je to obrovská úspora času.
Pokročilé porovnávanie dokumentov
Funkcia porovnávania PDF je prekvapivo sofistikovaná: zobrazuje dokumenty vedľa seba, zvýrazňuje všetky zmeny a poskytuje podrobné štatistiky (počet zmien, doplnení, vymazaní). Okrem toho sleduje aj zmeny formátovania, čo oceníte pri kontrole zmlúv alebo technickej dokumentácie, ale aj napríklad pri porovnávaní jednotlivých ročníkov katalógov od vašich dodávateľov.
Používanie profilov a šablón
PDF-XChange vám umožňuje ukladať vlastné profily pre rôzne typy dokumentov. Môžete napríklad vytvoriť profil pre automatickú konverziu na PDF/A s konkrétnymi nastaveniami zabezpečenia alebo nastaviť šablónu pre tlač dokumentov s vodoznakom a digitálnym podpisom na konkrétnom mieste. Netreba dodávať, že profily a šablóny šetria čas pri opakovaných úlohách.
Ukážkové tutoriály, ktoré vás presvedčia, že práca s PDF-XChange je naozaj jednoduchá
Jednou z najväčších výhod PDF-XChange Editor je jeho naozaj intuitívne ovládanie. Väčšina operácií je logicky usporiadaná a dostupná len niekoľkými kliknutiami. Aby sme dokázali, že nejde len o marketingovú frázu, nižšie nájdete konkrétne postupy pre najčastejšie vykonávané úlohy s PDF. Uvidíte, že aj zdanlivo zložité operácie, ako je OCR alebo zlúčenie rôznych typov súborov, sa dajú vykonať za pár okamihov.
Zlúčenie viacerých súborov do jedného PDF
Jedna z najbežnejších úloh, ktorá síce vyzerá zložito, ale vyžaduje len 4 kroky:
- Vyberte súbory v Průzkumníku súborov (na výber viacerých súborov použite klávesu CTRL).
- Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte „Zlúčiť v PDF-XChange Editor“.
- Podľa potreby upravte poradie súborov.
- Potvrďte kliknutím na OK.
Celý proces trvá doslova niekoľko sekúnd a funguje s PDF súbormi, dokumentmi Word, tabuľkami Excel, prezentáciami a obrázkami.
Zatienenie citlivých údajov
Anonymizácia dokumentov v PDF-XChange je otázkou troch kliknutí:
- na karte „Ochrana“ vyberte „Označiť na anonymizáciu“
- pomocou myši označte všetky časti, ktoré majú byť zatienené
- kliknite na „Použiť všetko“.
Zakryté údaje budú trvalo odstránené. Ide o nevratný proces, preto odporúčame vždy pracovať s kópiou dokumentu. Toto opatrenie je tak radikálne, aby sa zabezpečilo, že citlivé údaje nebudú možné nijakým spôsobom „obnoviť“. Jedine tak môžete mať absolútnu istotu, že pri zdieľaní dokumentov nedôjde k úniku žiadnych informácií.
OCR alebo konverzia skenov, obrázkov a fotografií na upraviteľný text
Táto pokročilá funkcia je tiež prekvapivo jednoduchá:
- otvorte obrázok cez „Súbor“ → „Nový dokument“ → „Z obrázkov“
- na karte „Konverzia“ kliknite na „OCR“
- podľa potreby upravte nastavenia
- spustite rozpoznávanie.
Program automaticky vytvorí textové vrstvy nad pôvodným obrázkom, takže text môžete normálne kopírovať alebo upravovať, presúvať atď. Rozpozná dokonca aj graficky zložité oblasti, ako je text umiestnený okolo kruhu.
Prevádzanie PDF do Word/Excel, obrázkov alebo PowerPoint
Premena na iné formáty je rovnako jednoduchá:
- Na karte „Premena“ vyberte „Do MS Word“ alebo „Do MS Excel“.
- Upravte nastavenia exportu.
- Vyberte umiestnenie nového súboru a potvrďte.
Výsledné súbory zachovávajú formátovanie a štruktúru pôvodného PDF, vrátane tabuliek a obrázkov alebo celkového rozloženia prezentácie PowerPoint.
Čo sa nám páči
- Pomer cena/výkon: za cenu približne štvormesačného predplatného Adobe získate plnohodnotný profesionálny nástroj s trvalou licenciou.
- Ľahké používanie: väčšina operácií je intuitívna a rýchla.
- Spoľahlivé OCR: kvalita rozpoznávania textu je prekvapivo dobrá.
- Hromadné operácie: možnosť spracovať hromadne viacero dokumentov naraz.
- Česká lokalizácia: program je kompletne preložený do češtiny a celé menu je zrozumiteľné.
Čo by mohlo byť lepšie:
- Dizajn rozhrania: vyzerá trochu zastaraný.
- Rýchlosť: zistili sme, že spracovanie veľkých dokumentov trvá o niečo dlhšie ako v prípade Adobe.
- Dokumentácia: mohla by byť podrobnejšia, najmä pokiaľ ide o pokročilé funkcie. Pokyny v slovenčine nájdete napríklad na webovej stránke pdf-xchange.sk alebo priamo od výrobcu (webová stránka má integrovaný prekladač Google, ktorý automaticky preloží texty do slovenčiny).
Pre koho je PDF-XChange tou správnou voľbou?
Ako si viete predstaviť, okruh používateľov môže byť veľmi široký. Na základe našich skúseností s balíkmi PDF-XChange veríme, že ho ocenia najmä:
- freelanceri a živnostníci, pre ktorých je dôležitý pomer cena/výkon a možnosť pracovať s rôznymi formátmi dokumentov
- malé a stredné podniky, ktoré potrebujú spoľahlivý nástroj na prácu s PDF bez vysokých nákladov na licencie, ktorý zároveň zaručuje používanie kvalifikovaných elektronických podpisov, archiváciu a normy ISO
- orgány a organizácie, ktoré vyžadujú podobnú funkcionalitu, t. j. elektronické podpisy a archiváciu vo formáte PDF/A, všetko v súlade s normami ISO.
- Študenti a domáci používatelia, ktorí potrebujú upravovať PDF súbory, ale nechcú sa spoliehať na online konvertory a editory, ani platiť za predplatné Adobe.